Depolar Arası Stok Transferi Nasıl Yapılır?

Bir ürün iki farklı yerde durduğunda elinde tek bir toplam sayı olur. Transfer kaydı bu toplamı bozmadan yeri değiştirir. Yani mal bir depodan çıkar, diğerine girer; toplam stok aynı kalır.

Bunu dükkânından bir örnekle düşün. Arka depoda 40 adet A4 fotokopi kâğıdı var, vitrinde 10 adet. Kasadaki satış ekranı vitrindeki depoyu gösteriyorsa müşteri kâğıt istediğinde 10 adet görürsün. Arka depodaki 40 adedin 20 adedini vitrine aktarırsan kasadaki sayı 30'a çıkar. Arka depoda ise 20 kalır. Toplam yine 50.

Transfer kaydı bunu senin yerine yapar. Elle "arka depodan 20 düşeyim, vitrine 20 ekleyeyim" demek zorunda kalmazsın. İki depoya da ayrı ayrı dokunursan birini unutma ihtimalin doğar. Tek kayıt bu riski ortadan kaldırır.

Önmuhasebeciniz'de çoklu depo ve çoklu şube özelliği vardır. Yani iki depo arasındaki hareketi tek ekrandan, tek kayıtla takip edebilirsin. Ekran adımlarını burada tek tek anlatmıyoruz; mantığı anladığında hangi ekranda olursan ol aynı mantıkla ilerlersin.

Kâğıt dünyasında bu iş iki fişle yapılır: çıkış fişi ve giriş fişi. Kâğıtla çalışırken aradaki gün boşlukta kalır. Mal kamyona biner, iki gün yolda gider, öbür depoya varır. O iki gün boyunca mal ne burada görünür ne orada.

Yazılımda doğru yaklaşım ikisini tek kayıt gibi düşünmektir. Sen bir transfer başlatırsın; kaynak depo ve hedef depo bellidir, ürün ve miktar yazılır. Teoride mal aynı anda çıkar ve girer; toplam stok hiç değişmez.

Ama gerçek hayatta mal yolda olabilir. İşte bu yüzden iki ayrı yaklaşım vardır:

• Anında transfer: Aynı binada, iki raf arasında ya da bir dakika içinde taşınan mal için uygundur. Sen kaydı yaptığın anda hedef depo sayısı artar.
• Onaylı transfer: Mal kamyona biner, günlerce yolda gider. Çıkış yapıldığı anda kaynak depodan düşer, hedef depoya henüz eklenmez. "Yolda mal" olarak ayrı bir yerde durur. Varışta onay verirsin ve hedefe girer.

Hangi yaklaşımı seçeceğin malın yolculuğuna bağlıdır. Kendi dükkânının içindeki raf hareketleri için anında transfer yeterli. İki ayrı ildeki şubeler arasında ise onaylı transfer kullanman mantıklı. Böylece hangi malın yolda, hangisinin rafta olduğunu karıştırmazsın.

Yolda malı nasıl takip edersin?

Onaylı transferde malın bir süre "hiçbir depoda olmadığı" bir durum doğar. Bu durum kafa karıştırır, ama aslında işini kolaylaştırır. Çünkü yolda olan malı raftaki maldan ayırırsın.

Bir örnek: Butik sahibisin. Merkez depoda 30 adet aynı beden kazak var, ikinci şubede yok. 10 adedi gönderdin. Gönderim sonrası merkezde 20 görünür, şubede hâlâ 0. Arada 10 adet "yolda" durur. Mal şubeye vardığında bu 10 adedi onaylarsın, şubede 10'a çıkar. Böylece merkez çalışanın da şube çalışanın da elinde olmayan malı satmaya çalışmaz.

Yolda malı takip etmenin bir faydası daha var. Kargo kaybolduğunda ya da teslimat geciktiğinde elinde bir tarih ve bir belge olur. Bu belgeyi kime soracağını bilirsin.

Transferi elle yazmak mümkün, ama mal çoksa hata payı büyür. Aynı ürünün iki rengi birbirine girer, bir sıfır fazla yazılır, bir ürün iki satıra bölünür.

Barkodla transfer iki kazanç sağlar. Birincisi hız: ürünü okutursun, miktarı yazarsın, satır kendiliğinden oluşur. İkincisi doğruluk: barkod numarası yanlış ürünü seçme ihtimalini ortadan kaldırır.

Önmuhasebeciniz'de telefon kamerasıyla EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, Code 128 ve Code 39 okutabilirsin. Harici USB ya da Bluetooth okuyucu da her iki planda çalışır; okuyucu klavye gibi davranır, barkod alanına okutursun. Hangi cihazın sana uyduğunu merak ediyorsan kamera ve okuyucu karşılaştırmasına bakabilirsin.

Barkodsuz ürünlerde ne olur? Transfer ekranında ürünü stok kodu ya da adla ararsın. Barkodsuz ürüne dükkân içi barkod vermek transferlerde de işini kolaylaştırır. Bir kere etiketlersin, her transferde okutursun.

Ekran ne olursa olsun şu sıra işini görür:

1. Kaynak depoyu seç. Malın şu an durduğu yer.
2. Hedef depoyu seç. Malın gitmesini istediğin yer.
3. Ürünleri ekle. Barkodla okut, stok koduyla ara ya da listeden seç.
4. Her satıra miktarı yaz. Kısmi transfer yapabilirsin; 40 adedin 20'sini gönderebilirsin.
5. Kaydet. Anında transferde hedef depo sayısı bu adımda artar. Onaylı transferde mal "yolda" durumuna geçer.
6. Varışta onayla. Onaylı transferde mal hedef depoya bu adımda girer.

Bu sırayı bozarsan en sık yapılan hata şu olur: kişi hedef depoyu yanlış seçer, mal hiç olmayan bir depoya girer. Kaydettikten sonra fark edersen ters transferle geri alabilirsin, ama her seferinde bir kayıt daha açman gerekir. Bu yüzden kaydetmeden önce iki depo adını bir kez daha okumak iyi bir alışkanlık.

Aynı ürünü birden fazla satıra bölmek

Bazen aynı ürünün bir kısmı rafta, bir kısmı vitrinde durur ve senin hepsi tek depoda görünür. Transfer fişinde ürünü iki satıra bölmek zorunda kalmazsın; tek satırda toplam miktarı yazarsın. Raftaki ve vitrindeki ayrımı stok kartının ayrıntısında görmek istiyorsan bunu iki ayrı depo olarak tanımlaman gerekir. Nerede ayrım yapacağını bilmek, sonradan sayımda işini kolaylaştırır.

Transfer yaptığın gün sayılar doğru görünebilir. Sorun bir ay sonra, sayım yaptığında ortaya çıkar. Sayımda fark raporu senin dostundur: bir depoda fazla, diğerinde eksik çıkan ürün, transferin bir ayağının eksik kaldığını gösterir.

Sayımı nasıl yapacağın ayrı bir konu. Burada önemli olan şu: transferden sonra mutlaka sağlamasını yap. Kısa bir kontrol listesi işini görür:

• Transfer kaydından önce ve sonra toplam stoğun aynı olduğunu gör. Toplam değişmişse ya fazla ürün seçmişsin ya da kaydı iki kez açmışsın.
• Hedef depoda ürünün sayısının arttığını teyit et. Kaydı yaptım diye düşünüp ekranı kapatma; mal gerçekten oraya gitti mi?
• Yolda mal varsa bugünün tarihine bak. İki hafta "yolda" görünen ürün ya kaybolmuş ya da varış onayı unutulmuştur.
• Minimum stok uyarısını kontrol et. Transfer sonrası kaynak depoda ürün kritik seviyeye düşmüş olabilir. Minimum stok nasıl belirlenir yazısı bu eşiği ayarlamana yardımcı olur.

Sayım farkı çıkarsa önce transfer kayıtlarına bak. Farkın büyük kısmı, yapılmamış ya da yarım kalmış bir transferden gelir.

Transfer mi, satış mı, fire mi?

Bir ürün bir yerden kayboluyorsa bu tek bir şey değildir. Transfer, satış, fire ve tedarikçiye iade karışabilir. Hangi hareketin ne olduğunu ayırmazsan raporlar kabalaşır.

Kısa bir yol gösterici:

• Mal bir depodan diğerine gidiyorsa transfer.
• Mal müşteriye gidiyorsa satış.
• Mal bozuldu, kırıldı, son kullanma tarihi geçti diyorsan fire (bu tür takip başka bir konu).
• Mal tedarikçiye geri gidiyorsa iade.

Bu dört hareketin her birini kendi kategorisinde kaydet. Aynı ürünün iki haftada üç kez "kaybolması", çoğu zaman karışmış bir kayıttır.

Bir depoyla çalışırken transfer diye bir derdin olmaz. İki depo olduğunda ilk kez karşılaşırsın. Üçüncüyü eklediğinde kuralın sadeleşmesi gerekir.

Birkaç pratik öneri:

• Her depoya kısa ve net bir ad ver. "Depo 1" yerine "Merkez arka depo" gibi.
• Transfer kaydının açıklamasına kimin gönderdiğini yaz. Gerekirse tarih ve kişiyi not et; sonradan arayan çıkarsa cevabın olur.
• Yeni bir depo açmadan önce ürünlerin büyük bölümünü oraya aktaracaksan bunu başlangıç transferi olarak planla. Tek tek ürün eklemek zaman alır.
• Transferlerin büyük kısmını bir gün ve bir saatte topluyorsan (örneğin her pazartesi sabahı) bu ritmi koru. Kayıtları tutmak daha kolay olur.

Çoklu depo ve çoklu şube plan ayrımı yapmadan kullanılabilir. Yani ücretsiz planla da iki depo arasında transfer yapabilirsin.

Bir kere oturtursan transfer kaydı dakikalar sürer. Başlamadan önce şunları yap:

• Transfer edeceğin ürünlerin barkodlarının stok kartında dolu olduğundan emin ol. Barkod alanı boşsa okutamazsın, elle aramak zorunda kalırsın. 13 hane nereden gelir diye düşünüyorsan EAN-13 yazısı bu işi çözer.
• Dükkân içi üretilen barkodlar varsa bunların başka bir ürüne verilmediğinden emin ol. Çift barkod sorunu yazısı bunu nasıl kontrol edeceğini anlatıyor.
• Toplu transferde barkodları Excel'den okutarak değil, kamerayla al. Hane atlama riski azalır.
• Transferden sonra hedef depoya gidip ürünü rafta bir kez gör. Raporla gerçeğin uyuştuğunu bir dakikada anlarsın.

Depolar arası stok transferi toplam stoğu değiştirir mi?

Hayır. Transfer malın yerini değiştirir, toplam stoğu değiştirmez. Kaynak depodan düşen miktar hedef depoya eklenir. Toplamda aynı sayı görünmelidir.

Yolda olan malı nasıl takip ederim?

Onaylı transfer kullanırsan mal hedef depoya eklenene kadar "yolda" durumunda görünür. Varışta onay verdiğinde hedefe girer. Bu yöntem, kaybolan ya da geciken malı ayırt etmeni kolaylaştırır.

Barkodu olmayan ürünü transfer edebilir miyim?

Evet. Ürünü stok kodu ya da adla arayarak transfer satırına eklersin. Düzenli transfer edeceğin ürüne dükkân içi bir barkod vermek, sonraki transferlerde işini hızlandırır.

Tek dükkânla çalışıyorsam transfer kaydı gerekir mi?

Arka depo ve vitrin ayrı yerler olarak tanımlandıysa evet. Ama tek bir yer olarak görüyorsan transfer yerine stok giriş çıkış kaydı yeterli olur. İki yeri ne zaman ayrı depo sayacağını baştan kararlaştır.

Transferdeki fazla ürünü fark edersem ne yapmalıyım?

Ters transferle geri alabilirsin: hedef depodan kaynak depoya aynı miktarı gönder. Sonra sayımı tekrar yaparak iki deponun da doğru sayıyı gösterdiğini gör.

Çoklu depo ve şube kullanıyorsan transfer kaydı zaten hesabında hazır. Ücretsiz plan süresiz, kredi kartı istemiyor ve kayıt sınırı koymuyor: stok, cari ve fatura sınırsız, e-Fatura dahil. Özelliklerin tamamına [ana sayfadan](/), plan ayrıntılarına ücretler sayfasından bakabilirsin. Gelişmiş raporlar ve yetki seviyeleri için Pro yıllık 6.500 TL + KDV.