Çift Barkod Sorunu: Aynı Barkod İki Ürüne Verilirse Ne Olur?

Barkod, ürünün üzerindeki çizgilerin altında yazan numaradır. Perakendede en yaygın biçimi 13 haneli EAN-13'tür. Bu numaranın her biri anlamlıdır ve son hanesi bir kontrol hanesidir; yani numaranın doğru yazılıp yazılmadığını denetleyen bir basamaktır. Bu yapıyı EAN-13 yazısında tek tek açtık.

Sorun, iki farklı ürünün aynı numarayla kaydedilmesiyle doğar. Programda barkod alanı ürünü tanıyan anahtardır. Aynı anahtar iki karta birden bağlanınca sistem birini seçmek zorunda kalır. Genelde ilk kaydı bulur, kasadaki ürün ne olursa olsun o kartı sepete atar.

Bu, okuma cihazının hatası değildir. Telefon kamerası da USB okuyucu da numarayı doğru okur. Sorun, numaranın birden fazla ürüne tanımlanmış olmasıdır.

Bu karışıklık kendiliğinden çıkmaz. Arkasında birkaç tanıdık senaryo vardır:

• Tedarikçi aynı barkodu farklı ürüne basmıştır. İki kalemi aynı ambalajla gönderen bir toptancı, etikete aynı numarayı basmış olabilir. Mal kabulde iki kalem de aynı karta düşer.
• Elle numara uydurulmuştur. Barkodu olmayan ürüne numara verirken başkasının numarasını yazarsan çakışma çıkar. Örneğin bir ürünün barkodunu ezberden yazıp başka ürüne de aynı numarayı girmek yaygın bir hatadır.
• Kopyala yapıştırla kart açılmıştır. Benzer bir ürünün stok kartını çoğaltıp sadece adı ve fiyatı değiştirildiğinde barkod alanı eski numarayla kalır.
• Numara geri dönüştürülmüştür. Ürün katalogdan çıkınca barkodu yeni bir ürüne verilmiştir. Eski etiketler hâlâ rafta dolaşıyorsa iki ürün aynı numarayı paylaşır.
• Excel aktarımında hane kaymıştır. Barkod sütunu sayı biçiminde kalırsa baştaki sıfırlar silinir, kısa numaralar aynı hâle gelir. Bu tuzağı Excel barkod yazısında anlattık.

Senaryoların ortak noktası şu: numara bir kez verildiğinde artık o ürünün kimliğidir. Onu başka bir ürüne vermek, iki kişiye aynı kimlik kartını çıkarmaya benzer.

Etkiyi görmek için küçük bir hesap yeterli. Örneğin bir hırdavat dükkânında iki farklı vida boyu düşün. Kısa vida 5 TL, uzun vida 8 TL. İkisinde de aynı barkod var.

• Kasada uzun vidayı okuttun, program kısa vidanın kartını buldu. Müşteri 8 TL'lik ürün için 5 TL ödedi.
• Gün sonunda kısa vidanın stoğu gerçekte sattığından fazla düştü. Uzun vidanın stoğu ise hiç değişmedi.
• Rafta uzun vida bitti ama programda hâlâ var görünüyor. Yeni sipariş verilmediği için satış kaçtı.

Karışıklık faturalara da yansır. Çakışan bir ürünün kâr marjı yanlış hesaplanır, çünkü gelir bir kalemin, maliyet öbürünün hanesine yazılır. Sayımda ise fark raporu iki ürünün farkını birbirine karıştırır. Bu yüzden sorunu büyümeden kesmek gerekir.

Çözümün özü tek cümle: bir numara bir ürüne verilir, o ürün katalogdan çıksa bile numara başkasına devredilmez. Buna numarayı tekrar kullanmama kuralı denir.

Kuralı uygulamak için şu adımları izleyebilirsin:

1. Stok kartına yeni ürün eklerken önce barkodu okut. Program numarayı tanıyorsa kaydetme, çakışmayı kontrol et.
2. Aynı numara başka bir kartta çıkıyorsa ikisinden hangisinin doğru olduğunu belirle. Yanlış olan kartın barkod alanını temizle.
3. Yanlış karttaki ürüne yeni bir numara ver. Ürünün kendi barkodu varsa onu okut; yoksa dükkân içi numara üret.
4. Katalogdan çıkan ürünün kartını silmek yerine pasife al. Numarası kayıtta kalsın ki bir daha kimseye verilmesin.
5. Tedarikçiden gelen malı kabul ederken barkodu okutarak karşılaştır. Aynı numara iki kaleme basılmışsa tedarikçiye bildir.

Dükkân içi numaralarda sıralı üretim bu işi kolaylaştırır. Numara her yeni ürün için bir artar; elle müdahale olmadığı sürece aynı numara iki ürüne birden verilmez. Önmuhasebeciniz'deki "Sıralı üret" butonu tam olarak bunu yapar: işletmenin sıralı barkodlarının bir sonrakini verir.

Barkodu olmayan ürüne numara verirken iki buton karşına çıkar. "Sıralı üret" kısa ve sıralı numaralar verir; 000001, 000002 gibi. "Standarda göre üret" ise 869 önekli, kontrol haneli 13 haneli bir EAN-13 üretir.

Bu numaralar dükkân içi kullanım içindir. GS1 Türkiye'den alınmış firma numarası değildir. Ürünü zincir markete ya da pazaryerine satacaksan GS1 Türkiye üyeliği gerekir. Güncel ücret ve belgeler için kendi sitelerine bakman yeterli; dükkân içi numaralarla dışarıya satış yapılmaz.

Numaranın hanelerini elle yazmak zorunda değilsin. Barkodu barkod oluşturma aracında üretip kontrol hanesini doğrulayabilir, sonra stok kartına okutabilirsin. Üretilen numaranın okunabilir olması için etiketin düzgün basılması gerekir; bunun ayrıntısı barkod etiketi yazdırma yazısında var.

Dükkânında zaten böyle bir karışıklık varsa önce hangi ürünlerin çakıştığını bulman gerekir. Elle tek tek bakmak yerine şu sırayı izle:

• Stok listesini barkoda göre sırala. Aynı numara iki satırda görünüyorsa ilk adaylar belli oldu demektir.
• Şüpheli numarayı hızlı satış ekranında okut. Sepete hangi ürün düştüğüne bak. Okuttuğun ürünle aynı değilse çakışma kesin.
• Faturadaki ürün adıyla raftaki etiketi karşılaştır. Hata hangi karttan kaynaklanıyorsa onun barkodunu temizle.
• Düzeltmeden sonra numarayı bir kez daha okut. Doğru ürün sepete düşüyorsa işlem tamam.

Önmuhasebeciniz'de stok ve ürün seçicilerinde barkod, stok kodu veya adla arama yapabilirsin. Aynı ürünü iki farklı yoldan bulup iki ayrı kart olduğunu fark etmek de çakışmayı yakalamanın pratik bir yoludur.

Böyle bir karışıklık bir kez oluştuğunda düzeltmesi zaman alır. Faturalar, stok hareketleri ve sayım farkları aynı anda etkilenir. Bu yüzden yeni kart açarken birkaç saniyelik kontrol yapmak yeterli.

Mal kabulde barkodu okutarak kaydet. Numara tanınıyorsa dur ve kontrol et. Barkodsuz ürüne numara verirken sıralı üretimi kullan. Ürün katalogdan çıkınca kartını silme, pasife al. Bu dört alışkanlık, sorunun büyük bölümünü daha başlamadan keser.

Aynı barkod iki ürüne verilirse ne olur?

Kasa okuttuğun numarayı iki karttan birine bağlar ve genelde ilk kaydı seçer. Yanlış ürün sepete düşer, stok yanlış kalemden düşer. Fatura ve kâr hesabı da bundan etkilenir.

Çift barkod sorunu nasıl anlaşılır?

Bir ürünü okuttuğunda sepete başka bir ürün düşüyorsa çakışma vardır. Stok listesini barkoda göre sıralayıp aynı numaranın iki satırda görünmesine bakmak da sorunu gösterir.

Tedarikçi aynı barkodu iki ürüne basmışsa ne yapmalıyım?

Mal kabulde çakışmayı tedarikçiye bildir. Kendi listende iki kalemi ayırmak için birine dükkân içi numara ver. Gelen etiketleri olduğu gibi kullanmaya devam edersen karışıklık sürer.

Kullanılmayan bir barkodu yeni ürüne verebilir miyim?

Vermemek gerekir. Eski etiketler rafta veya depoda dolaşıyor olabilir. Numara kayıtta kalsın, ürünün kartını pasife al. Yeni ürüne sıralı üretimle temiz bir numara ver.

Dükkân içi ürettiğim numara GS1 numarası mı?

Değil. Dükkân içi numaralar yalnızca kendi işletmende geçerlidir. Zincir markete veya pazaryerine satış yapacaksan GS1 Türkiye üyeliği alman gerekir.

Yeni ürüne numara verirken "Sıralı üret" ya da "Standarda göre üret" butonunu kullan, çakışma riski kalmasın. Numaranı barkod oluşturma aracıyla hemen deneyebilirsin; ücretsiz plan süresizdir, stok, cari ve fatura sınırsız, e-Fatura dahil. Gelişmiş raporlar ve yetki seviyeleri için Pro yıllık 6.500 TL + KDV; ayrıntısı ücretler sayfasında.