Minimum Stok Nasıl Belirlenir? Biten Ürünü Önceden Gör

Minimum stok, bir üründe "bu sayının altına düşünce sipariş ver" dediğin seviyedir. Stok kartına yazdığın bu sayı, bir uyarı eşiğidir. Stok bu sayıya indiğinde program sana haber verir, sen de tedarikçiyi ararsın.

Eşiğin işi iki şeyi ayırmaktır: rahatça satmaya devam ettiğin günlerle, artık sipariş zamanı gelen günler. Eşik çok yüksek olursa depoda gereksiz mal birikir, paran rafta bekler. Çok düşük olursa uyarı geldiğinde satacak malın kalmaz.

Minimum stok tek başına bir sayı değil, bir karardır. O yüzden her ürüne aynı sayıyı yazmak işe yaramaz. Çok satan ürünün eşiği yüksek, ayda bir satılan ürünün eşiği düşük olur.

Basit hesap üç sayı ister. Hepsini kendi kayıtlarından ya da tedarikçinle konuşarak bulabilirsin.

Günlük satış hızı. Bir ürünün günde ortalama kaç adet sattığı. Son birkaç haftanın satışına bakıp toplamı gün sayısına böl. Mevsimlik üründe son haftaları ayrı değerlendir.

Tedarik süresi. Siparişi verdiğin gün ile malın rafa girdiği gün arasındaki süre. Tedarikçinin hazırlama süresi, kargo ve mal kabul süresi bu sayının içinde. Bu süreyi tahminle değil, geçmiş siparişlerine bakarak yaz.

Güvenlik payı. Kargo gecikirse, satış beklediğinden hızlı giderse ya da tedarikçi stokta yoksa devreye giren ek miktar. Kısa sürede gelmeyen, tek tedarikçiden alınan ürünlerde bu pay daha yüksek tutulur.

Formül şu:

• Minimum stok = (günlük satış hızı × tedarik süresi) + güvenlik payı

Bir büfede kolonya sattığını düşün. Günde ortalama 6 adet satıyorsun. Tedarikçi siparişi 2 günde getiriyor. Güvenlik payı olarak 2 günlük satışı, yani 12 adedi kenarda tutmak istiyorsun.

• 6 × 2 = 12 adet tedarik süresi boyunca satılan
• 12 + 12 = 24 adet minimum stok

Yani kolonya 24 adede indiğinde uyarı gelsin. Sipariş verdiğinde 24 adet elinde kalır, 2 gün boyunca günde 6 satarsın, 12 adet kalır. Yeni mal gelene kadar raf boş kalmaz.

Şimdi aynı dükkânda ayda 2 adet satan özel bir kalem pilini düşün. Tedarik süresi 10 gün, çünkü toptancı sipariş üzerine getiriyor. Güvenlik payı 4 adet.

• 2 adet/ay yaklaşık 0,07 adet/gün
• 0,07 × 10 = 0,7, yani 1 adet
• 1 + 4 = 5 adet minimum stok

Burada dikkat et: satış hızı düşük olsa da tedarik süresi uzun olduğu için eşik yine birkaç adet çıkıyor. Minimum stok hesabında tedarik süresi en az satış hızı kadar belirleyici.

Her ürüne aynı formülü körü körüne uygulama. Birkaç nokta sonucu değiştirir:

• Mevsim ve kampanya. Okul döneminde kırtasiye ürününün satışı artar. Eşiği o dönem için yukarı çek, durgun ayda indir.
• Tek tedarikçi riski. Ürünü tek bir yerden alıyorsan güvenlik payını büyüt. Alternatif tedarikçi varsa payı küçültebilirsin.
• Bozulma ve moda riski. Çabuk eskiyen ya da sezonu geçen üründe yüksek eşik, elde kalan mal demektir. Bu ürünlerde eşiği düşük tut.
• Depo farkı. Tezgâhtaki stokla arka depodaki stok ayrı yerdeyse, toplam üzerinden hesap yap. Çoklu depo kullanıyorsan eşiği hangi depo için verdiğini netleştir.
• Kritik müşteri. Düzenli alan bir müşterin varsa, onun siparişini ayrıca düşün. Eşiği o siparişi karşılayacak kadar yükselt.

Bir de şu var: stok kartına yazdığın sayı sabit kalmaz. Üç ayda bir satış hızına yeniden bak. Ürünün satışı hızlandıysa eşik de yukarı çıkmalı.

Önmuhasebeciniz'de her stok kartında minimum stok alanı var. Ürünü kaydederken bu alana hesabından çıkan sayıyı girersin. Kartta bunun yanında stok kodu, raf, birim, grup, alış ve satış fiyatı, KDV/ÖTV alanları da bulunur. Barkodu olan üründe barkod alanını telefon kamerasıyla doldurabilirsin, böylece ürünü sonra okutarak bulursun.

Alanın doldurulması tek başına bir şey ifade etmez; önemli olan stok hareketlerinin bu sayıya göre işlenmesi. Satışta stok anında düşer, fatura kesilince güncellenir. Stok girişi, stok çıkışı ve depolar arası transfer de aynı bakiyeye yansır. Yani eşik, gerçek stokla karşılaştırılır.

Barkodlu satışa geçtiysen bu karşılaştırma daha güvenilir olur. Hızlı satış ekranında ürünü okuttuğunda sepete düşer ve stoktan düşer. Elle adet girmediğin için bakiye şişmez. Barkodla satışın nasıl kurulduğunu market barkod sistemi yazısında bulabilirsin.

Eşik doğru yazıldıysa uyarı işini görür. Stok minimum sayıya indiğinde program sana uygulama içi bildirim gönderir. Bu bildirim yalnızca işletmeye gelir; müşteriye mesaj gitmez. Yani "mal bitti" bilgisini senden başka kimse almaz.

Uyarıyı gördüğünde yapman gerekenler kısa bir liste:

1. Ürünün eldeki adedini kontrol et. Sayım farkı varsa önce onu düzelt; sayım kısa bir notla geçilir, ayrıntısı başka bir konu.
2. Tedarikçiye siparişi ver. Sipariş miktarını satış hızına göre belirle, sadece eşiği doldurma.
3. Mal gelene kadar hızlı satışta ürünün adedine göz at. Eşik çok düşükse bu arada bitebilir.
4. Mal geldiğinde stok girişini yap. Bakiye yükselince uyarı kendiliğinden susar.

Uyarıyı görmezden gelmeye başladıysan iki şeyden biri yanlış: eşik çok yüksek, ya da sipariş verdiğin hâlde stok girişi yapılmıyor. İkisini de ayır, çünkü gereksiz uyarı gerçek uyarıyı da gölgeler.

Yüzlerce ürünü tek tek açıp eşik yazmak zaman alır. Ürünlerini Excel'den toplu olarak aktarabiliyorsan minimum stok sütununu da hazırlayabilirsin. Önce satış hızı yüksek ürünlere eşik yaz, kalanları sonra tamamla. Toplu aktarım 100.000 satıra kadar yapılabiliyor.

Aktarımda barkod sütunu ayrı bir tuzak: Excel bazı numaraları 8,69E+12 gibi gösterir. Bunun nasıl çözüldüğünü Excel'de bozulan barkod numarası yazısında anlattık.

Minimum stok alanı boş bırakılan ürün hiçbir zaman uyarı vermez. Bu, rafın boş kalması demektir. Eşiği henüz belirlemediysen ürünü yine satmaya devam et, ama bu ürünleri bir listeye al. Hafta içinde satış hızlarına bakıp eşiklerini yaz.

Barkodu olmayan üründe de hesap aynı. Tek fark, ürünü satarken okutmak için dükkân içi numara üretmen. Bu ürünlere nasıl numara verileceğini barkodu olmayan ürüne barkod verme yazısında bulabilirsin.

Minimum stok nasıl belirlenir, hangi sayıdan başlamalıyım?

Günlük satış hızını tedarik süresiyle çarp, üzerine güvenlik payı ekle. Örneğin günde 6 satan, 2 günde gelen üründe 6 × 2 = 12, güvenlik payı 12 ise eşik 24 olur. İlk turda kaba bir sayıyla başlayıp ilk aydan sonra düzeltmek de mümkün.

Minimum stok ile maksimum stok aynı şey mi?

Hayır. Minimum stok sipariş zamanını, yani uyarı eşiğini anlatır. Sipariş miktarını da satış hızı ve depo kapasitesine göre ayrıca düşünürsün. Eşiği geçtiğinde ne kadar sipariş vereceğini önceden belirle ki her seferinde hesap yapmayasın.

Düşük stok uyarısı kime gider?

Uyarı yalnızca işletmeye, uygulama içi bildirim olarak gelir. Müşteriye SMS, WhatsApp ya da e-posta gitmez. Bu yüzden uyarıyı gün içinde görecek bir düzen kur, telefonda bildirimleri açık tut.

Bütün ürünlere aynı minimum stok değerini yazsam olur mu?

Olmaz. Çok satan ürünün eşiği yüksek, seyrek satılan ürünün eşiği düşük olmalı. Aynı sayıyı yazarsan kimi üründe gereksiz uyarı, kiminde ise sessiz bitiş yaşarsın.

İnternet kesilince stok ve uyarı takibi durur mu?

Web ve mobil uygulama bulut tabanlıdır, internet bağlantısı ister. Windows ve macOS masaüstü uygulaması internet olmadan da çalışır, aynı bulut hesabıyla kullanılabilir.

Üç sayıyı yaz, hesabı çıkar ve eşiği stok kartına gir. Sonra [ana sayfadan](/). hesap açmadan demo verilerle başlayabilirsin. Sonraki adımda telefonla barkod okuma sayfasında ürünü okutup stok düşümünü canlı izleyebilirsin. Ücretsiz plan süresizdir; stok, cari ve fatura sınırsız, e-Fatura dahil. Detayları ücretler sayfasında göreceksin; gelişmiş raporlar ve yetki seviyeleri için Pro yıllık 6.500 TL + KDV.